Vous venez de recevoir les conclusions d'un contrôle. Une partie de vos dépenses est écartée, le montant annoncé a baissé, parfois de beaucoup, et le document ne dit pas grand-chose de ce que vous pouvez faire. C'est la situation la plus fréquente, et la plus mal documentée.
Cet article décrit ce qu'il reste à jouer, dans quel ordre, et ce qui est réellement contestable. Nous l'écrivons depuis une position particulière : MAPPE Conseils réalise des contrôles de service fait pour des autorités de gestion, dans le cadre de marchés publics, et accompagne par ailleurs des porteurs soumis à ces mêmes contrôles.
Le mot « contrôle » recouvre des situations très différentes, et les marges de manœuvre ne sont pas les mêmes. Avant toute chose, regardez qui vous écrit.
C'est la vérification administrative, comptable et parfois physique de votre bilan d'exécution, à l'appui de votre demande de paiement. Il est réalisé par le service gestionnaire de votre convention, ou par un prestataire mandaté par lui, et il porte sur la totalité des dossiers. Il n'a rien d'exceptionnel : il conditionne simplement le paiement.
Vous recevez d'abord des conclusions intermédiaires, qui détaillent les montants écartés et le motif de chaque rejet. Puis, après une période d'échange, des conclusions finales.
Celui-là intervient après coup, sur un échantillon de dépenses déjà déclarées à la Commission européenne, et il est conduit par des auditeurs indépendants de l'autorité de gestion, pour le compte de l'autorité d'audit nationale. Vos dépenses ont donc déjà été validées une première fois, et un second regard revient dessus.
C'est le cas le plus dur, parce qu'il porte souvent sur des opérations anciennes, et parce que ses conclusions ne s'arrêtent pas à votre dossier : elles servent à calculer par extrapolation un taux d'erreur pour l'ensemble du programme.
C'est cette superposition qui explique une grande partie des corrections que subissent les porteurs. Chaque niveau de contrôle est lui-même évalué sur sa rigueur, et personne, à aucun étage, n'a intérêt à interpréter largement.
C'est la phase contradictoire, celle qui s'ouvre à la notification des conclusions intermédiaires. Sa durée est courte, de l'ordre de quinze jours à un mois selon les cas, et elle figure sur la notification que vous avez reçue.
Beaucoup de porteurs la traitent comme une formalité, répondent en deux paragraphes indignés, puis découvrent que tout se joue ensuite devant un juge. C'est l'inverse. À ce stade, le gestionnaire peut encore modifier son calcul sans que personne n'ait à revenir sur une décision. Après, il faudra défaire quelque chose.
Notre premier conseil tient en une phrase : traitez la période contradictoire comme si c'était le seul recours dont vous disposiez.
C'est ici que la position de contrôleur change la lecture. Certains motifs de rejet tombent dès qu'on y répond correctement. D'autres ne bougeront pas, et s'acharner dessus vous coûte du temps et de la crédibilité sur le reste.
Une réponse efficace ressemble davantage à un tableau qu'à une lettre. Quelques principes qui font une vraie différence, du point de vue de celui qui vous lit :
Les conclusions finales du contrôle de service fait mentionnent explicitement les motifs de rejet, le mode de calcul de l'aide retenue, ainsi que les voies et les délais de recours. C'est le document lui-même qui indique ce dont vous disposez et sous quel délai : c'est lui qui fait foi, pas une règle générale trouvée en ligne.
Deux réflexes utiles à ce stade. Ne pas laisser passer le délai indiqué, même si des échanges informels sont en cours, parce qu'un échange en cours n'a jamais suspendu un délai. Et ne pas engager une procédure sans avoir estimé ce qu'elle coûtera, en temps interne comme en relation future avec le financeur, rapporté au montant réellement en jeu.
Un point que peu de porteurs anticipent : un ordre de reversement se traite aussi sur le terrain budgétaire, avec un calendrier de remboursement à négocier. Ce n'est pas parce que la correction est due qu'elle doit être payée en une fois.
La plupart des corrections que nous constatons en tant que contrôleurs ne viennent pas d'une faute, mais d'une organisation prise trop tard. Le suivi du temps passé mis en place au sixième mois, les pièces de marché reconstituées à la clôture, l'indicateur mesuré une fois l'action terminée.
Rien de tout cela ne se rattrape au moment du contrôle. Tout se décide au démarrage du projet, quand cela ne coûte encore presque rien.
Dix-neuf autorités de gestion et organismes intermédiaires nous confient leurs contrôles. C'est ce qui nous permet de préparer un dossier non pas pour qu'il soit accepté, mais pour qu'il tienne au moment du paiement.
Si vous êtes en train de monter un dossier, l'étude d'éligibilité est le moment où ces questions se traitent utilement. Si vous cherchez d'abord à savoir quel programme viser, notre page d'arbitrage compare les fonds et signale, pour chacun, ce qui tombe au contrôle : quel fonds européen pour votre projet. Et si votre dossier relève du FSE+ ou du FEDER, les pages dédiées détaillent les points de vigilance propres à chaque fonds.
Si vous êtes déjà dans la phase contradictoire, le plus utile est souvent un simple regard extérieur sur le rapport avant que vous ne répondiez. Écrivez-nous.