PORTEURS DE PROJETS FSE+ ET FEDER

Contrôle de service fait : préparer votre dossier FSE+ ou FEDER et répondre au contradictoire

Vous attendez un contrôle de service fait sur un dossier FSE+ ou FEDER, ou vous venez d'en recevoir les premiers constats. MAPPE Conseils intervient des deux côtés du contrôle : le cabinet réalise des contrôles de service fait pour des autorités de gestion et appuie des porteurs soumis à ces mêmes contrôles. Nous savons ce que l'auditeur examine parce que nous le voyons examiner, depuis l'autre côté. Cette connaissance nous sert à préparer votre dossier au contrôle et à répondre aux constats avec les justificatifs adaptés : nous anticipons les points qui seront vérifiés, plutôt que de les découvrir pendant le contrôle.

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Sur les fonds européens

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19 nous ont confié leurs contrôles

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plus de 700 dossiers FSE et FEDER depuis 2014, en groupement

Le contrôle

Ce que vérifie l'auditeur lors d'un contrôle de service fait

Le contrôle de service fait n'est pas un simple rapprochement comptable. L'auditeur vérifie que l'opération financée a bien été réalisée conformément à la convention, que les dépenses déclarées sont réelles, éligibles et correctement justifiées, et que les règles de publicité et de mise en concurrence ont été respectées.

Chaque ligne de dépense est reliée à un justificatif, et chaque justificatif est examiné pour son lien avec l'opération. Le contrôle porte aussi sur la réalité des actions, sur le suivi du temps de travail des personnes affectées au projet et sur la cohérence entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé.

Pour entrer dans le détail de ce que l'auditeur examine ligne à ligne, voyez notre article sur ce qui est réellement contrôlé dans les dossiers FSE+.

Se préparer

Comment se préparer à un contrôle de service fait

Se préparer, c'est d'abord reconstituer un dossier complet et ordonné avant que l'auditeur ne le demande. Le bon réflexe n'est pas d'attendre la demande de justificatifs, mais de s'assurer que chaque dépense déclarée est appuyée par une pièce classée, datée et rattachable à l'opération.

La préparation consiste aussi à relire son dossier avec l'œil de l'auditeur : repérer les justificatifs manquants, les temps de travail mal documentés, les achats dont la mise en concurrence n'est pas tracée. Ce travail en amont vise à préparer un dossier capable de résister au contrôle et à éviter de découvrir une faiblesse au moment où il est trop tard pour la corriger.

Plus la relecture est menée tôt, plus elle laisse le temps de régulariser ce qui peut encore l'être et de documenter ce qui ne l'avait pas été.

Dépenses écartées

Les dépenses le plus souvent écartées

Certaines catégories de dépenses se trouvent écartées plus fréquemment que d'autres. En tête, les dépenses dont le lien avec l'opération n'est pas démontré, celles dont le justificatif est absent ou illisible, et les frais de personnel dont le temps de travail affecté au projet n'est pas correctement tracé.

Viennent ensuite les achats pour lesquels la mise en concurrence n'a pas été respectée ou documentée, et les dépenses engagées hors de la période d'éligibilité. Un dossier peut être conforme sur le fond et voir pourtant des lignes écartées faute de justificatifs suffisants : nous l'expliquons dans notre article sur les dossiers FSE+ conformes qui sont pourtant corrigés.

Période contradictoire

La période contradictoire

Lorsque l'auditeur relève des constats, ceux-ci ne sont pas définitifs d'emblée. Une période contradictoire s'ouvre : vous recevez un rapport provisoire et disposez d'un temps pour répondre, apporter des justificatifs complémentaires et exposer votre lecture des constats.

Cette phase est décisive. Un constat provisoire n'est pas une correction acquise. Des justificatifs produits au bon moment, une explication claire sur une dépense ou une mise en concurrence peuvent conduire l'auditeur à réexaminer un constat avant d'établir ses conclusions définitives. C'est souvent ici que se joue l'essentiel : répondre au contradictoire avec les bons éléments, pour faire réintégrer ce qui est justifié.

Après le contrôle

Après une correction notifiée : analyser et répondre

Une correction financière notifiée laisse encore des voies pour répondre. Elle peut reposer sur une pièce dont la lecture mérite d'être réexaminée, sur un justificatif qui existait et n'avait pas été transmis au bon moment, ou sur la qualification retenue pour une dépense.

La première étape est d'analyser précisément le motif de chaque correction, ligne par ligne, pour distinguer ce qui est solidement établi de ce sur quoi il est utile de revenir. La façon de bâtir et de formaliser cette réponse détermine largement ses chances d'aboutir. Nous détaillons les étapes d'une démarche de recours dans notre article dédié à la correction financière et aux voies de recours.

Nos formules

Nos formules d'appui

Formule 1

Revue avant contrôle

Sur devis

Nous relisons votre dossier avant le passage de l'auditeur, avec sa grille de lecture. Nous identifions les justificatifs manquants, les temps de travail mal documentés et les points de mise en concurrence fragiles, pour vous permettre de régulariser ce qui peut l'être tant qu'il en est encore temps.

Formule 2

Appui au contradictoire

Sur devis

Nous vous accompagnons pendant la période contradictoire : analyse des constats provisoires, rassemblement et formalisation des justificatifs complémentaires, rédaction des réponses à l'auditeur. L'objectif est de faire réintégrer ce qui est justifié avant les conclusions définitives.

Formule 3

Analyse d'une correction notifiée

Sur devis

Lorsque la correction est notifiée, nous analysons chaque motif ligne par ligne, distinguons ce qui est solidement établi de ce sur quoi il est utile de revenir, et préparons avec vous les éléments d'une réponse argumentée.

Indépendance

Notre règle d'indépendance

Nous n'accompagnons jamais un porteur dont le dossier relève d'un contrôle que nous faisons en ce moment.

Questions fréquentes

Vos questions sur le contrôle de service fait

Comment préparer un contrôle de service fait ?

Préparer un contrôle de service fait, c'est reconstituer un dossier complet et ordonné avant la demande de l'auditeur : chaque dépense déclarée reliée à un justificatif classé et rattachable à l'opération, chaque temps de travail documenté, chaque mise en concurrence tracée. La bonne méthode consiste à relire son dossier avec l'œil de l'auditeur, à repérer les justificatifs manquants ou fragiles, et à régulariser ce qui peut encore l'être. Ce travail en amont ne supprime pas tout constat, mais il permet de préparer un dossier capable d'y résister.

Comment contester une correction financière FSE+ ?

Une correction financière FSE+ laisse des voies pour répondre. La première étape est d'analyser précisément le motif de chaque correction, ligne par ligne, pour distinguer ce qui est solidement établi de ce sur quoi il est utile de revenir. Une correction peut reposer sur une pièce dont la lecture mérite d'être réexaminée, ou sur un justificatif qui existait mais n'avait pas été transmis au bon moment. La façon de bâtir et de formaliser la réponse détermine largement ses chances d'aboutir : il s'agit de répondre point par point avec les justificatifs et les arguments adaptés à chaque motif, pour faire réintégrer ce qui est justifié.

Quelles dépenses sont rejetées lors d'un contrôle FSE ?

Lors d'un contrôle sur un dossier FSE+, les dépenses le plus souvent écartées sont celles dont le lien avec l'opération n'est pas démontré, celles dont le justificatif est absent ou illisible, et les frais de personnel dont le temps de travail affecté au projet n'est pas correctement tracé. S'y ajoutent les achats pour lesquels la mise en concurrence n'a pas été respectée ou documentée, et les dépenses engagées hors de la période d'éligibilité. Un dossier conforme sur le fond peut voir des lignes écartées faute de justificatifs suffisants.

Quels prestataires réalisent les contrôles de service fait pour les autorités de gestion ?

Les contrôles de service fait sont confiés par les autorités de gestion et organismes intermédiaires à des cabinets spécialisés, retenus dans le cadre de marchés publics. MAPPE Conseils est l'un de ces prestataires : dix-neuf autorités de gestion et organismes intermédiaires nous ont confié leurs contrôles, et le cabinet est intervenu sur des marchés de contrôle de service fait portant sur plus de 700 dossiers FSE et FEDER depuis 2014, en groupement. C'est cette expérience du contrôle, vécue de l'intérieur, qui nourrit l'appui que nous proposons aux porteurs soumis à ces mêmes contrôles.

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